일본 바이어는 한국 기업에 무엇을 먼저 요구하는가

일본 바이어 상담 자료 이미지

좋은 제품이라는 말보다 먼저 나오는 질문

일본의 수입업체나 유통 바이어를 처음 만나는 한국 중소기업은 제품의 우수성을 강조하기 쉽다. 그러나 바이어에게는 거래할 수 있는 조건이 먼저 필요하다. 누구에게 얼마에 팔 수 있는지, 언제 공급할 수 있는지, 품질 문제가 발생하면 누가 대응하는지가 거래 판단의 출발점이다. 이는 모든 일본 바이어의 획일적 요구를 뜻하는 것이 아니라 수출상담에 대비해 확인할 실무 항목이다.

첫째는 규격과 증빙자료

제품 규격서에는 원재료·재질·크기·중량·포장단위·원산지·보관조건 등을 명확히 기재해야 한다. 시험성적서와 인증서가 있다면 적용 제품, 발급기관과 유효기간까지 확인할 수 있어야 한다. 식품 수출의 경우 일본 후생노동성 검역소는 가공식품의 원재료표와 제조공정표 등 자료를 요구할 수 있다.

둘째는 현실적인 가격과 거래조건

바이어가 원하는 것은 공장 출고가만이 아니다. 최소주문수량(MOQ), 샘플가격, Incoterms 조건, 일본 도착까지 물류비, 결제 통화와 조건, 불량·반품 처리비용을 포함한 견적이 필요하다. 지나치게 낙관적인 초기 단가보다 반복 주문이 가능한 가격정책이 중요하다.

셋째는 납기와 공급의 일관성

첫 주문 수량과 재주문 시 생산기간을 구분해 답해야 한다. 수출용 포장, 검품과 선적 준비를 포함한 현실적인 리드타임을 제시하고 원재료 부족이나 생산 지연이 발생했을 때의 연락 절차도 정해야 한다.

넷째는 일본어 의사소통과 책임자

문의에 정확하고 신속하게 답하는 담당자가 있어야 한다. 일본어 카탈로그와 제품 사진, 샘플, 규격서가 서로 다른 내용을 담지 않도록 버전 관리가 필요하다. 일본어 문서 작성 자체보다 중요한 것은 설명의 정확성과 질문에 대한 책임 있는 응답이다.

상담을 계약으로 연결하는 준비

첫 상담 전에 제품 한 장 요약서, 규격서, 가격표, 샘플 계획, 인증·시험 관련 증빙, 예상 납기, A/S·클레임 대응 절차를 갖추는 것이 좋다. 판매지역과 독점권, 거래대금 회수 조건은 서둘러 약속하지 말고 검증된 파트너와 협의해야 한다. 일본시장의 문턱은 친분보다 거래를 지속할 수 있다는 신뢰에서 낮아진다.

자료: 기업 카탈로그 및 일본 후생노동성·검역소 공식 안내. 기사 내용 중 전망은 편집국 분석.